Gromadzenie zbiorów danych w jednym miejscu z zachowaniem jednolitych kryteriów ich standaryzacji jest zadaniem złożonym i kosztownym, z którego płyną jednak istotne korzyści dla całego środowiska badaczy zjawisk społecznych. S.E. Fienberg zwraca uwagę na takie korzyści z upubliczniania danych, jak:
- ułatwienie realizacji postulatu otwartości warsztatu badawczego i tym samym wdrożenie idei intersubiektywnej kontroli procesu badawczego.
- inspirowanie do mnożenia analiz i hipotez z wykorzystaniem zebranych i dostępnych już danych.
- promowanie nowych badań i umożliwienie testowania nowych lub alternatywnych metod weryfikacji postawionych już bądź stawianych hipotez.
- usprawnianie metod zbierania danych i konstrukcji pomiarów. Ogólnodostępne archiwum danych otwiera naukowej społeczności możliwość wypracowywania standardów metodologicznych
- dostęp do danych z badań już zrealizowanych może się przyczynić do poszerzenia zakresu dokonywanych analiz bez konieczność powtórnego przeprowadzania badań. Nie istniałaby ogromna liczba publikacji i artykułów powstałych na bazie takich badań jak np. Polskie Generalne Sondaże Społeczne, gdyby ich autorzy musieli sami zbierać tego typu dane.
- Archiwum jest wreszcie nieporównywalnym z żadnym innym źródłem danych wykorzystywanych dla celów dydaktycznych. Dostarcza zarówno wykładowcom jak i studentom dane o najwyższym standardzie metodologicznym.
Współpraca jest warunkiem sine qua non sprawnego działania Archiwum i skutecznego spełniania funkcji, jaka została mu powierzona. Oznacza to, że badacze powinni:
- Informować o odkrytych przez siebie błędach, a także reagować na błędy we własnych materiałach przekazywanych do Archiwum a wykrytych przez innych.
- Liczyć się z możliwością krytycznej oceny własnej pracy będącej skutkiem przeprowadzania analiz przez innych badaczy na bazie tych samych, dostępnych za pośrednictwem Archiwum danych.
- Liczyć się z możliwością dokonywania odkryć przez innych badaczy na bazie zastanych zbiorów danych.
- Pogodzić się z wykorzystaniem swoich danych przez inne osoby i w innych niż założone przez autora celach.
Często zdarza się, że użytkownicy danych wykrywają błędy popełnione przez autorów badań. Autorzy ci winni przychylnie odnosić się do takich osób i rezultatów ich pracy gdyż przyczynia się to do realizacji warunku intersubiektywnej kontroli procesu badawczego przez co możliwe jest takie odnoszenie się do wyniku, które uwzględnia popełnione przez badacza błędy. Z drugiej zaś strony przyczynia się do usprawnienia procesu planowania i realizacji przyszłych badań, z korzyścią dla całego środowiska badaczy.
Innowacje wnoszone przez użytkowników danych mogą także przyczynić się do budowania nowych i wzbogacenia już istniejących perspektyw analitycznych.
Archiwizacja danych poprzez upublicznienie procedur badawczych i uzyskanych wyników sprzyja ich ciągłemu doskonaleniu i umożliwia ich pełną kontrolę, co jest istotne zwłaszcza w przypadku badań finansowanych ze środków publicznych.
Archiwizacja danych wreszcie powinna stać się integralną częścią nauk społecznych, a ich udostępnianie – warunkiem otrzymywania grantów.
Zadaniem Archiwum jest archiwizacja deponowanych w nim zbiorów danych oraz dokumentacji techniczno-metodologicznej zgodnie z przyjętym standardem archiwizacyjnym. Podręcznik ten, poprzez opis wymogów standaryzacyjnych, ma na celu dopomożenie w takim przygotowaniu danych i dokumentacji aby były one zgodne z wymaganiami stawianymi badaczowi przez Archiwum.
(Fragment Podręcznika archiwizacji danych społecznych)